MIKÄ ON INTERALI

Interalilla tarkoitetaan web-sovellusta, joka tuottaa reaaliaikaista hankintatietoa Thermo Fisher Scientific Oy:n toiminnan­ohjausjärjestelmän (Scalan) tietokannasta. Tieto on jalostettu käyttäjien haluamaan muotoon. Pääasiallisesti sitä käyttävät Thermon ostajat ja ne tavarantoimittajat, joiden kanssa soveltamisesta on sovittu. Tämän lisäksi nimikenäkymiä voidaan avata Thermon huoltoyksiköille ja varaosavalmistuksen ohjaukseen.

Interali sovelletaan sekä tuotantomateriaalin että varaosien hankintaan. Tuotantokäytössä järjestelmän piiriin luetaan vain ostonimikkeet (statukset 5, 6 ja 7), joiden oletusvarasto Thermon Vantaan yksikössä on FIHIKO ja Joensuun yksikössä FIJ1SL. Varaosakäytössä Interalin ohjaukseen kuuluvat varaosien myyntiluetteloihin merkityt nimikkeet, jotka voidaan tunnistaa toiminnanohjausjärjestelmän koodin (2 = lisätarvike, 3 = varaosa) perusteella ja joiden oletusvarastopaikka Vantaalla on FIH1SL.

Interali  on työkalu, jota sovelletaan kahdessa eri hankintaprosessissa tarkoituksena parantaa materiaalin saatavuutta ja säästää kustannuksia. Toinen on nimeltään kehystilaus­prosessi (VMI = Vendor Managed Inventory) ja toinen on kaupintavarastoprosessi (VOMI = Vendor Owned and Managed Inventory). Kummassakin sovelletaan Kanban-tyyppistä täydennysperiaatetta.

Interalin pääsyoikeustasoja on kolme:

·         toimittaja – pääsy vain etukäteen luotuihin toimittajanäkymiin; muutosoikeus  vain Toimittaja- ja Toimittajakoodi-parametreihin

·         ostaja – pääsy kaikkiin toimittajanäkymiin ja niiden ylläpitoon

·         pääkäyttäjä – Interali-järjestelmän ylläpito

Interali toimii sekä intra- että extranetissä. Kumpaankin näistä voidaan liittyä ostajan ja pääkäyttäjän oikeuksilla mutta toimittajan tunnuksilla vain extranetiin.

TOIMITTAJASIVUN PÄIVITYS

Toimittajasivulla näkyvät kulutusennusteet päivitetään normaalisti viikoittain. Esitetyt varasto- ja ohjaustiedot ovat reaaliaikaisia.

Huom! Ennusteita päivitetään säännöllisesti kerran viikossa (normaalisti torstaisin). Päivityshetkellä vanhat ennusteet nollataan, jolloin lukuja ei voida soveltaa. Toimen­piteestä kuitenkin varoitetaan punaisella tekstillä.

TOIMITTAJASIVU

Sekä Thermon ostaja että toimittaja voivat nähdä toimittajasivun. Ostajan ominaisuudessa voit avata näkymävalikostasi haluamasi sivun sellaisenaan tai säätää tulostuksen haluamaksesi. Toimittajan ominaisuudessa voit kirjautumisen jälkeen päästä näkemään vain etukäteen määritellyn toimittajasivun.

Toimittajasivu näyttää reaaliaikaisesti sovitut tiedot toimittajan tuotteista. Jos tunnukselle on annettu oikeus useampaan kuin yhteen toimittajasivuun, voit vaihtaa näkymää Näkymät-valikosta.

Sarakeotsikot on lyhennetty tilan säästämiseksi. Pikaohjeen saat laskemalla hiiren osoittimen sarakeotsikon päälle, ja lisätietoja voit pyytää klikkaamalla värillisiä numeroarvoja. Rivien esitysjärjestyksen voit istuntokohtaisesti vaihtaa klikkaamalla sarakeotsikkoa.

Toimittajanäkymässä olevia kehystettyjä arvoja voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti. Ostaja voi muuttaa mitä tahansa kehystettyä arvoa ja toimittaja vain toimitus- ja toimittajakoodisarakkeiden sisältöä, vrt. oheiset toimittajanäkymät 1 ja 2.

TOIMITTAJASIVUN VALINNAT

• Klikkaa otsikon Näkymät alta esiin haluamasi lista.
• Kaupintavarastosovelluksissa voit myös selata raportteja kohdasta Varastoraportit valitsemalla.

MATERIAALITÄYDENNYKSET

Toimittaja velvollisuutena on pitää sopimustuotteiden varastosaldo minimirajan ”VV” ja maksirajan ”Max-var” välissä. Menettely on seuraava:

·         toimita, kun saldo putoaa tilauspisteeseen ”T-Piste”; silloin toimitukseen on aikaa toimitusajan verran

·         ”P2”= prioriteettiluku, kertoo monenko päivän kulutus tarvitaan siihen, että saldo alenee tilauspisteen tasolle

·         ”P2” = 0, kun saldo = ”T-Piste”; neg. luku kertoo, että tavara­toimitukselle on kiire

·         toimittaja määrittelee itse eräkoon ellei erikseen ole toisin sovittu (manuaalinen eräkoko); sarakkeessa ”Eräkoko” esitetään ohjearvona ns. taloudellinen eräkoko

·         mikäli varastosaldo alittaa ”VV”:n, Interali lähettää sähköpostitse automaattisen ilmoituksen; sitä uusitaan kerran päivässä siihen asti, kunnes Thermon varastomäärä on raja-arvojen sisällä tai  toimittajalta on saatu ilmoitus toimitusmäärästä ja vastaanottopäivämäärästä ”Toimitus”-sarakkeeseen.

·         sarakkeen ”Tav-var” avulla voidaan laskea teoreettinen varastoarvo tilanteessa, joka olisi tuloksena noudattamalla kaikkia ohjausparametreja (optimivarasto)

Huom!

Toimitusajan määrittely todellisuutta vastaavaksi on yksi tärkeimmistä asetuksista toimittajasivua käyttöön otettaessa. Jos toimitukset tapahtuvat sovitun toimitus­ajan mukaisesti, luodaan edellytykset häiriöttömälle materiaalin saannille.

Alimmainen rivi, jonka alussa on työkalusymboli, on ns. summarivi. Se kertoo nimikkeen kokonaistarpeen, joka muodostuu tuotanto- ja varaosakäytöstä.

Työkalun klikkaaminen avaa apuikkunan, joka esittää rivillä A tuotantovaraston tilanteen ja rivillä B myyntivaraston eli varaosien tilanteen. Näiden esittämiä tietoja voidaan tulkita vastaavasti kuin edellisillä ohjesivuilla on esitetty.

Erityisesti on huomattava, että rivin A eli tuotantokäytön ohjausluvut perustuvat kulutusennusteeseen (12kk ennu) ja tuotantovaraston tilanteeseen.

Rivillä B ennusteena toimii laskettu arvo (Ka12kkKulu), joka on 12 kk:n keskiarvo 24 kk:n kulutuksesta (tarkasteluhetkestä 24 kk taaksepäin). Sen ja myyntivaraston perusteella lasketaan ohjausluvut varaosakäytölle.

Esimerkissä ko. nimikkeellä ei ole tuotantokäyttöä ollenkaan, koska ennustetta ei ole. Siksi sen P2-luku on ääretön.

Sitä vastoin nimikettä kuluu varaosana, koska sitä on myyty viimeisten 24 kk:n aikana keskimäärin 8 kpl vuodessa. Siltä pohjalta Interali ehdottaa nimikettä pidettäväksi varastossa 1-5 kpl. Nimikettä onkin jo tilattu 1 kpl, mutta määrä on riittämätön, koska sitä asiakaat ovat tilanneet 5 kpl (MyyVar). Näin ollen järkevä tilausmäärä olisi 6 kpl. Myyntivarastossa ei ole tavaraa, joten P2-luku hälyttää = -161.

KULUTUSENNUSTE

Klikkaamalla nimikkeen vuosiennustelukua sarakkeessa ”12kk ennu” saat kuukausikohtaisen, ”rullaavan”, vuosiennusteen ja kulutustiedot viimeisen  30 päivän ja 12 kk:n toteutuneesta kulutuksesta. Huomaa että Interalin ohjausluvut perustuvat keskimääräiseen kulutukseen. Jos lähimmän kolmen kuukauden luvut poikkeavat merkittävästi keskimääräisestä, huomioi tämä varastotäydennyksissä!

Jokainen toimittajasivu tallennetaan päivittäin. Siten historiatiedoista voidaan poimia esiin haluttu päivänäkymä 18 kk:n ajalta nykyhetkestä taaksepäin.

TOIMITTAJAN VARASTONÄKYMÄ

Klikkaamalla varastosaldoa toimittajasivulla saat esiin varastokuvaajan (musta käyrä). Voit säätää tarkastelun aikavälin halutuksi ja jopa simuloida tulevaisuutta, kts. taulukossa pystysuoran vaalean juovan oikean puoleista osaa. Kuvaajan avulla voit helpommin arvioida, mikä olisi paras mahdollinen eräkoko.

Vastaavalla tavalla voit kuvasta seurata maksimi- ja varmuusvarastorajojen sekä tilauspisteen muutoksia.

TOIMITTAJAN AVOIMET OSTOTILAUKSET

Klikkaamalla tuotekoodin avoimien ostotilauksien yhteismäärää toimittajasivulla saat esiin listan avoimista ostotilauksista.

OSTAJAN VARASTONÄKYMÄ

Klikkaamalla varastosaldoa ostajasivulla saat esiin varastoerittelyn.

Huom!

Tarvelaskenta kohdistuu Vantaan yksikössä ainoastaan FIHIKO-varastoon ja Joensuun yksikössä FIJSL-varastoon. Näin ollen vain mainittujen varastojen saldot huomioidaan Interalin laskukaavoissa. Tietyissä tapauksissa, esim. varaosatoimituksissa, ostajan on tarpeellista tietää muidenkin varasto­paikkojen tilanne.

Toimitusvarmuus (%) = [kaikki - x (lkm)] / kaikki x 100 % kaikki = sopimusnimikkeiden lukumäärä

TOIMITUSVARMUUS

Toimitusvarmuus lasketaan ja tallennetaan päiväkohtaisina arvoina kullekin sopimusnimikkeelle. Toimitusvarmuuden tulisi olla parempi kuin 98%.

Klikkaamalla toimitusvarmuuslukua (kts. mittarointi) saat näkyviin 30 viimeisimmän päivän toimitusvarmuusluvut ja niiden keskiarvon. Tarvittaessa voit selata toimitusvarmuutta haluamaltasi aikaväliltä, kts. päivämäärävalinta taulukon alapuolelta.

VARASTOTASON SEURANTA

Varastotason seuranta lasketaan ja tallennetaan päiväkohtaisina arvoina kullekin sopimusnimikkeelle.

	Varastotaso (%) = [kaikki - ! (lkm)] / kaikki x 100 % kaikki = sopimusnimikkeiden lukumäärä

 

Klikkaamalla varastotasolukua (kts. mittarointi) saat näkyviin 30 viimeisimmän päivän varastotasoluvut ja niiden keskiarvon. Tarvittaessa voit selata toimitusvarmuutta haluamaltasi aikaväliltä, kts. päivämäärävalinta taulukon alapuolelta.

NÄKYMIEN HALLINTA

Näkymien hallinta on ostajan työkalu. Klikkaamalla valinnan

- Valitse muutat asetetun toimittajan oletusnäkymäksi sisäänkirjautumisessa. Muutoksen jälkeen tekstin Valitse tilalle tulee Nollaa, jota klikkaamalla poistat oletusnäkymän. Oletusnäkymä ilmoitetaan tekstillä Käytössä näkymälistassa.

- Käytä muutat asetetun toimittajan menossa olevan istunnon ajaksi. Näkymän tietosisältö on sama kuin oletusnäkymässä.

- Muokkaa muutat oletusnäkymän tietosisältöä.

Jos ostaja haluaa katsoa toimittajasivua kuten toimittaja sen näkee, on meneteltävä seuraavasti:

- vaihda Näkymät-valikosta halutun toimittajan sivu oletusnäkymäksi klikkaamalla Valitse

- nyt Näkymä-valikossa ao. toimittajan sivu on oletuksena eli Käytössä

- poistu sen jälkeen Interalista ja kirjaudu uudestaan

- käynnistämällä näkymän Kulutusennuste näet sivun kuin toimittaja.

NÄKYMÄN MUOKKAUS

Näkymän muokkaus on ostajan työkalu. Sen avulla voit muuttaa oletusnäkymän tietosisältöä valitsemalla käyttöön tarvitsemasi parametrit, ohessa esitetystä listasta. Toimi seuraavasti:

- Näytettävät sarakkeet, rasti ruutuun.

- Sarakkeiden esitysjärjestys vasemmalta oikealle tulee siten kuin ne muokkausruudussa esitetään ylhäältä alas. Muuta järjestys halutuksi siirtämällä sarakenimiä nuolinäppäimillä. Siirtäminen on helpompaa silloin, kun rastitusta ei ole tehty.

- Merkitse täppä kohtaan Järjestys sille parametrille, jonka suhteen nimikerivit esitetään näkymässä. Oletusjärjestys on pienimmästä suurempaan tai vastaavasti aakkosjärjestys.

- Määrittele Tulostuksen suodatuksen valinnoilla näkymään tulevat Toimittajat, Ostajat, Arvonrajaus (tätä tarvitaan vain erikoistapauksissa), Nimikerajaus, ABC-luokitus, Toimipaikka ja näytetäänkö laskennallisten arvojen lisäksi Manuaaliarvot ja Väliotsikot (toimittajanimet). Lisäksi voit määrittää Vakionäkymän (näytetään kaikille ostajille) ja Omat tuotteet (vain henkilökohtaiset nimikkeet). Kahta viimeksi mainittua harvemmin käytetään.

- Mikäli tarpeen, voit näyttää toimittajasivun valituille ostajille, kts. valinta Muut käyttäjät, jotka näkevät näkymän.

- Lopuksi Tallenna tai Poista tai Tallenna uudella nimellä näkymä.

- Uusia toimittajanäkymiä voit luoda käyttämällä valintaa Tallenna uudella nimellä. Nimeäminen tulisi tehdä seuraavan mallin mukaan:

3981 - PROFMER. Noudattamalla yhtenäistä nimeämistapaa helpotetaan käyttöä.

OSTAJAN RAPORTIT

Ostajalla on mahdollisuus laatia yksilöllisiä tarve- yms. listoja hyödyntämällä valinnaisia parametreja. Harvemmin käytetty parametri on Tulosten suodatus, jonka avulla on mahdollisuus tehdä erikoisraportteja ja saada käyttöön tehokkaampia työkaluja. Tällaisia voisivat olla esim.

          varamieslistat, jotka poimivat poissaolijoiden akuutit ja kiireelliset, tilauksia ja/tai toimituksia odottavat nimikkeet

          hankintalistat, joihin on kerätty vain välittömiä toimenpiteitä edellyttävät nimikkeet

          varastoarvoja seuraavat listat

          ryhmitellyt yhteenvedot

          nimikkeiden seulonta säästötoimenpiteitä varten.

Erikoisraporttien tekeminen voi vaatia Arvorajauksen hyödyntämistä. Sen soveltamiseksi ohessa annetaan esimerkki lomalistan laatimisesta, mikä toivottavasti madaltaa aloituskynnystä.

Interalin parametrit:

Arvorajaus: ("Varasto" < "T-Piste") OR ("Myy+jälk var" > 0 AND "Myy+jälk var" > "Varasto")

ESIMERKKI ERIKOISLISTAN LUOMISESTA:

VARAMIESLISTA ”CDD LOMA”

Ko. lista sopii varamieskäyttöön, koska se poimii CDD:n poissaolevien ostajien nimikkeistä hankintatoimenpiteitä edellyttävät prioriteettijärjestyksessä.

Lista seuloo tarvelaskentanimikkeistä eli kulutusennusteen piirissä olevista nimikkeistä ne,

          jotka sisältyvät Vantaan FIHIKO-varastoon

          joiden varastosaldo alittaa tilauspisteen

          tai joita on myynnissä (jälkitoimitusvaraus ylittää varastosaldon eli on olemassa esim. varaosien myyntilaus tai avoin tuotantotyötilaus).

VARAMIESLISTAN SISÄLTÖPARAMETRIT

Tämä on ostajan työkalu.

Interalin näkymähallinnan avulla voit muokata toimittajanäkymän sisällön ja rivien tulostusjärjestyksen oheisista parametreistä.

Oheisen määrittelyn avulla lista tulostetaan P2-luvun mukaan pienimmästä suurimpaan.

Vastavaalla tavalla soveltamalla arvorajausta voit luoda muita erikoislistoja.

VARAMIESLISTAN TULOSTUS

OSTOSOPIMUKSET

Tämä on ostajan työkalu. Klikkaamalla toimintopalkin tekstiä Ostosopimukset saat esiin listan olemassa olevista ostosopimuksista.

Voit tarkastella kaikkien ostosopimusten sisältöä valinnalla Näytä, mutta muuttaa voit vain omalla vastuullasi olevien toimittajien sopimuksia (valinnat Muokkaa ja Poista).

OSTOSOPIMUKSEN SISÄLTÖ JA SEN MUOKKAUS

Avaamalla ostosopimuksen saat esiin ko. toimittajan kaikki nimikkeet. Valitse näistä sopimuskäytännön piiriin tulevat nimikkeet lisäämällä täpät valintaruutuihin. Tarkista samalla myös sopimushinta, jota sovelletaan materiaalihankinnoissa. Muut tiedot tulevat Scalasta tai Interali laskee ne.

Huom! Sopimushinta tallennetaan vain Interaliin. Sen lisäksi Scalaan on tallennettu muita hintoja, esim. viimeinen ostohinta eli V-hinta, standardihinta ja keskihinta. Sopimushinnat on syytä tarkistaa aika ajoin ja viimeistään, kun muutoksia tehdään tai jos V-hinta ja sopimushinta poikkeavat toisistaan.

Interalin sopimuslista on myös kätevä työkalu selvitettäessä sopimustoimittajan ajankohtaista, sekä toteutunutta että ennustettua ostovolyymiä.

KAUPINTAVARASTOINTI

Thermossa sovellettava kaupinta- eli konsignaatiovarasto tarkoittaa menettelyä, jossa toimittaja toimittaa sopimukseen kuuluvia materiaaleja kehystilausprosessia soveltaen. Materiaalit varastoidaan Thermon tiloissa, mutta toimittaja omistaa ne. Toimittaja laskuttaa varastosta otetut materiaalit periodeittain (kuukausittain) Interalin tuottaman ja ostajan hyväksymän laskuraportin mukaan.

Toimittajan nimikenäkymä Interalissa muistuttaa tavanomaista, kehystilauksiin perustuvaa näkymää. Nimikkeet ovat sopimusnimikkeitä ja ne voidaan tunnistaa Scalan perustietoihin sisältyvän parametrin (laajennettu tuoteryhmä) perusteella (esim. KAUP-2008). Tarvittaessa ko. parametriarvo voidaan esittää toimittajanäkymässä.

Kunkin periodin päätyttyä vastaavan ostajan on mahdollisimman pian tarkastettava Interalin tuottama laskuraportti ja hyväksyttävä se. Tämä on impulssi, jonka tuloksena järjestelmä lähettää automaattisesti sähköpostin määriteltyihin toimittajan ja Thermon osoitteisiin laskutusta ja kirjanpitoa varten. Mahdolliset määrä- ja hintapoikkeamat joudutaan korjaamaan tapauskohtaisesti. Raportoinnin sujuvuudesta huolehtii vastuullinen ostaja, jonka velvollisuutena on päivittää käyttäjämäärittelyt ja niihin sisältyvät sähköpostiosoitteet.

Thermon varastossa kaupintavarastonimikkeet tunnistetaan Scalan ja varastokohteiden merkinnän avulla (vrt. em. tunnistusparametri). Mahdollisten määräpoikkeamien toteamiseksi toimittajalla on oikeus inventoida kaupintavarasto kahdesti vuodessa yhdessä Thermon ostajan kanssa. Inventointi­tulos esitetään kummallekin osapuolelle Scalan raportin muodossa ja sillä perusteella tehdään mahdolliset oikaisut.

Vrt. kaupintavarastoinnin yleiskuvaus.

KAUPINTAVARASTOMÄÄRITTELYT

Kaupintavarastomäärittelyt ovat pääkäyttäjän vastuulla.

Kaupintavaraston käyttöönotossa tehdään seuraavat määrittelyt:

• käyttäjähallinnassa  niiden henkilöiden eMail-osoitteiden asetus, joiden on tarkoitus saada sähköpostitse laskuraportit hyväksynnän jälkeen

• varaston ja vastuullisten ostajien määrittely

KAUPINTAVARASTON LASKURAPORTTI - INVOICING REPORT OF THERMO FISHER CONSIGNMENT STOCK

Hei,

Tämä on automaattinen viesti Thermo Fisherin Interali-järjestelmästä.

Kaupintavarastoonne liittyvä laskuraportti 201005 on nyt käytettävissänne, kts. oheinen liite. Se on nähtävissä myös osoitteessa https://vantaa.thermo.com/interali/.

Hello,

This is an automatic message from Thermo Fisher's system Interali.

Please find invoicing report 201005 attached or using link https://vantaa.thermo.com/interali/.

LASKURAPORTIN HYVÄKSYNTÄ / KAUPINTAVARASTO

Kun laskutusperiodi (viikko, kuukausi) on päättynyt, ostajan on mahdollisimman pian tarkastettava ja hyväksyttävä raportti oheisesta valikosta. Hyväksyntää odottavat rivit esitetään punaisella tekstillä.

Ohessa kuvattu rivi esittää tilannetta hyväksynnän jälkeen.

Tähän näkymään pääsee vain ostajan ja pääkäyttäjän statuksilla.

HYVÄKSYNTÄILMOITUS TOIMITTAJALLE

Kun ostaja on hyväksynyt kaupintavaraston laskuraportin, Interali lähettää automaattisen sähköpostin kaikkiin niihin osoitteisiin, jotka on mainittu ao. varastomäärittelyissä. Lisäksi viestin saavat ne talousosaston henkilöt, joiden osoitteet on koodattu suoraan Interalin softakoodiin (eivät siis ole käyttäjien muutettavissa).

Huom! Jos ostaja haluaa myös vastaavan viestin, osoite on kirjattava kaupintavarastomäärittelyihin.

ESIMERKKI KAUPINTAVARASTON LASKURAPORTISTA

Ohessa esimerkki, miltä hyväksytty kaupintavaraston laskuraportti näyttää (valitse Hyväksytyt > Viimeisin).

Vastaavalla tavalla voit tarkastella kuluvan laskutusjakson tilannetta (valitse Reaaliaikaiset > Kuluva kuu).

Tähän näkymään pääsee vain ostajan ja pääkäyttäjän statuksilla.

TOIMITTAJAN RAPORTTIVALINNAT

Toimittaja pääsee näkemään sopimusnimikkeidensä varastoraportit aloitussivulla olevasta valinnasta Varastoraportit. Siinä valinnat Uusin laskupohja ja Selaa vanhoja koskevat kaupintavaraston laskuraportteja.

Valinnalla Varastohaku voi luoda yksilöidymmän raportin.

TOIMITTAJAN VARASTOHAKU

Kaupintavarastotoimittaja voi tulostaa yksilöidympiä varastoraportteja sopimusnimikkeistään oheisia parametrejä säätämällä.

OSTAJAN VARASTOHAKU

Ostaja voi tehdä yksilöityjä varastohakuja valitun toimittajan nimikkeistä säätämällä oheisia parametrejä.

HISTORIANÄKYMÄ

Kukin toimittajasivu tallennetaan päivittäin siten, että historiasta on mahdollista poimia päiväkohtaiset varastotilanteet enintään 18 kk:n ajalta lukien kuluvasta päivästä taaksepäin. Vanhoja tietoja voidaan tarvita silloin, kun Thermo joutuu sopimusehtojen mukaisesti lunastamaan toimittajalle jäänyttä tarpeetonta materiaalia. Historiasta voidaan selvittää muutos- tai tapahtumahetken kulutusennuste ja varastotilanne, jolloin turha spekulointi jää pois.